E-MEL ANDA, CERMINAN ANDA

        

           Jika kita lihat pada hari ini, perkembangan pesat yang berlaku telah memaksa reformasi dalam cara pertukaran atau penghantaran maklumat dalam kalangan masyarakat umumnya, yang mana jika dahulunya kita perlu bersua muka namun kini hanya perlu duduk di depan komputer sahaja. “Electronic Mail” atau lebih dikenali sebagai semenjak tahun 1993 dengan nama “E-mail” dalam Bahasa Inggeris dan e-mel dalam Bahasa Melayu merupakan salah satu alternatif pertukaran maklumat berbentuk digital secara maya yang tidak asing lagi dalam kalangan orang yang masih belajar ataupun sudah berkejaya. Penggunaannya yang tidak rumit dan cepat menjadikannya satu pilihan yang tepat bagi digunakan dalam mendepani zaman yang moden ini.




Namun seringkali juga kita terdengar bahawa kerana sebuah e-mel, seseorang itu ditertawakan, dikenakan tindakan tatatertib, sehingga mampu menyebabkan rasa malu yang amat sangat kepada seseorang. Tidak lupa juga apabila masalah e-mel yang dihantar tidak dibaca oleh penerima kerana mereka merasakan e-mel itu berbentu “spam” ataupun tidak penting. Lalu disini Al-Fakir ingin berkongsi sedikit perkara tentang etika penggunaan e-mel yang dilihat mampu menyelamatkan kita semua daripada berdepan dengan situasi seperti yang diatas. Rujukan bagi penulisan ini, Al-Fakir merujuk artikel dari pakar kerjaya seperti Barbara Pachter dan beberapa pengarang buku seperti Peggy Duncan yang disiarkan di laman web terkenal seperti Inc, Business Insider dan beberapa laman web yang lain.



1. Reka alamat e-mel yang formal. Disinilah bermula cerminan diri kita. Pelbagai nama yang unik dan menarik diletakkan oleh kita. Namun awas, pastikan kekreatifan yang kita cuba tonjolkan tidak menyebabkan kita dilihat seakan kebudak-budakkan. Sebaiknya guna alamat e-mel yang pendek, matang dan tiada unsur keanak-anakan



2. Pilih tajuk (Subject) yang tepat. Dengan beratus-ratus e-mel yang masuk ke dalam e-mel penerima, ianya amat penting bagi memastikan bahawa tajuk yang anda gunakan adalah semunahsabah yang boleh. E-mel yang bersifat samar-samar cenderung untuk dipinggirkan oleh penerima dan berkemungkinan besar akan dibuang.   



3. Gunakan kata ganti nama yang betul. Tuan, saya, encik, dato’ mahupun saudara adalah antara yang perlu digunakan kerana lebih formal dan lebih selamat dari menggunakan perkataan seperti aku, engkau “hoi”, “bai” ataupun yang seangkatan dengannya. Hal ini demikian kerana, perkataan yang kurang formal boleh mendatangkan salah faham kepada penerima. Lagi pula, Bahasa jiwa bangsa. Maka gunakanlah bahasa yang formal dalam penulisan kita.



4. Berhati-hati dengan isi kandungan. Elakkan isi yang terlalu panjang dalam e-mel sebaliknya gunakan fail lampiran (attachment) sekiranya terlalu panjang. Ini bertujuan bagi mengelakan minat pembaca pudar dan menganggap e-mel yang dihantar adalah perkara yang tidak penting ataupun remeh. Awas, Gunakan tanda seru secara berhati-hati ataupun e-mel anda boleh dianggap seperti tidak serius atau tidak penting.



5. Letakan ruang tandatangan (signature) setiap kali melakukan penghantaran e-mel. Dalam menghantar e-mel bagi tujuan rasmi, seperti permohonan atau pengisian borang, sertakan diakhir e-mel anda ruang tandatangan yang mengandungi nama penuh, no telefon dan alamat e-mel anda bagi memudahkan penerima untuk mendokumentasikan ataupun berhubung dengan anda. Sentiasa menganggap bahawa penerima tidak mengenali anda kerana pepatah inggeris ada mengatakan “Hope for the best and ready for the worst”



6.  Ingat, e-mel tiada privasi! Jangan menulis perkara yang boleh menimbulkan kemarahan atau terasa hati semasa menghantar email. Bukan sahaja ianya boleh dieksploitasi oleh penceroboh (hackers) namun penerima itu sendiri boleh menghantar kepada pihak yang berkenaan dengan menekan butang “forward”. Maka sekerinya perkara itu rahsia seeloknya gunakan telefon ataupun berjumpa secara terus.



7. Baca dahulu sebelum hantar. Pastikan anda telah membaca dahulu e-mel anda sebelum menghantarnya. Jika perlu, baca dahulu dengan kuat kerana sekiranya e-mel anda mampu menghasilkan intonasi yang agak keras, maka begitulah penerima anda akan membacanya dan boleh menyebabkan salah faham.



8. Isi ruang penerima selepas anda siap merangka dan menyemak e-mel anda. Perkara yang dilihat remeh tetapi penting ini sebanrnya mampu menyelamatkan diri anda dari terhantar “e-mel separuh siap” kepada penerima sebelum waktunya akibat mudahnya dalam menggunakan e-mel ini. Jangan lupa perkataan terima kasih dihujung e-mel.



            Begitulah 8 etika yang bagi Al-Fakir, kita semua perlu tahu dalam menggunakan e-mel. Semoga perkara ini dapat meningkatkan mutu kualiti diri kita dalam menjadi mahasiswa yang profesional dan celek teknologi.





Disediakan oleh:

Yusri Ashraf bin Norizan


Pelajar Pergigian Al-Azhar Tahun 2